Трудова книжка в один клік: у Пенсійному фонді дали інструкцію, як оцифрувати свій стаж

В Україні активно продовжується масштабна цифровізація соціальних послуг, яка дозволяє громадянам надійно захистити свої дані та спростити майбутній процес призначення виплат.

Пенсійний фонд України (ПФУ) закликає громадян не відкладати переведення паперових документів в онлайн-формат і скористатися зручним сервісом оцифрування.

Для чого це потрібно?

Як повідомляє «Судово-юридична газета», завантаження електронної копії документа на офіційний вебпортал електронних послуг ПФУ не лише гарантує безпечне збереження персональних відомостей від фізичної втрати чи пошкодження, а й дозволяє автоматично враховувати кожен місяць роботи до загального страхового стажу. Уся процедура здійснюється дистанційно через особистий кабінет користувача, а сам сервіс працює повністю безкоштовно.

Покроковий алгоритм подачі документів через вебпортал ПФУ

Для того щоб успішно перевести паперову трудову книжку в цифровий вигляд, користувачеві необхідно підготувати комп'ютер або смартфон та мати особистий цифровий ключ. Процес складається з кількох послідовних кроків. Спершу потрібно пройти авторизацію на вебпорталі електронних послуг ПФУ за допомогою Кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Після успішного входу в систему необхідно знайти ліве бічне меню, обрати там великий розділ «Комунікації з ПФУ» та клікнути на вкладку «Відомості про трудові відносини».

На сторінці, що відкриється, система запропонує заповнити коротку анкету із загальними персональними даними мандрівника по стажу та обов'язково поставити галочку, яка підтверджує згоду на обробку особистої інформації.

Наступним етапом є безпосереднє прикріплення кольорових сканованих зображень сторінок.

Коли всі файли завантажені, користувач повинен повторно засвідчити пакет документів своїм КЕП та натиснути кнопку відправки до фонду.

Контролювати хід перевірки та фінальний статус опрацювання заявки фахівцями ПФУ можна самостійно в окремій вкладці «Мої звернення» в особистому кабінеті.

Читайте також: Електронна трудова книжка 2026: як перевірити стаж та встигнути до червневого дедлайну

Суворі технічні вимоги до сканованих файлів

Якість завантажених зображень має вирішальне значення, адже за наявності нечітких деталей система або верифікатори фонду відхилять заявку. Державна установа висуває жорсткі вимоги до цифрових копій, які обов'язково мають бути кольоровими та містити абсолютно всі реквізити: чіткі назви підприємств, серії, номери, дати видачі наказів, відбитки печаток, підписи кадровиків, повне ПІБ власника та записи про прийом чи звільнення. Скан-копії сторінок потрібно завантажувати строго у хронологічному порядку від першої до останньої сторінки.

Офіційно затверджені технічні параметри для завантаження файлів мають такий вигляд:

Що ще можна додати до електронної системи для збільшення стажу

Окрім самої трудової книжки, українці мають законне право завантажити на портал додаткові супровідні документи, які здатні суттєво вплинути на підсумковий розмір пенсії, підтвердивши періоди діяльності, що не були внесені кадровиками до основного документа. До цього переліку належать офіційні дипломи та свідоцтва про навчання на денній формі у вищих чи професійно-технічних навчальних закладах.

Також до системи дозволено додавати військовий квиток для підтвердження строкової або контрактної служби в лавах Збройних Сил. Жінки можуть додатково прикріпити свідоцтва про народження дітей, що дозволяє офіційно зарахувати до страхового стажу період догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. За потреби на розгляд можна надсилати й інші архівні довідки чи витяги з наказів попередніх місць роботи.

Раніше ми повідомляли, що процес переходу на електронний облік трудової діяльності триває, і завершитися він має до червня 2026 року. Пенсійний фонд України (ПФУ) надає можливість кожному громадянину перевірити статус оцифрування своєї трудової книжки онлайн, не виходячи з дому.