Цифровий облік трудового стажу значно полегшив доступ до інформації про працю, однак інколи паперова трудова книжка й електронний реєстр Пенсійного фонду показують різні дані

Розбіжності не варто ігнорувати: вони впливають на розмір пенсії та інші соціальні виплати. Нижче - поетапна інструкція, як перевірити записи та виправити неточності.

Чому виникають розбіжності

Найпоширеніші причини невідповідностей між паперовими записами й електронним реєстром:

  • роботодавець не подав інформацію або подав звітність з помилками;
  • технічні помилки під час оцифрування записів з трудової книжки;
  • відсутність відомостей про періоди праці до 2004 року, коли облік вівся лише в паперовій формі;
  • реорганізація чи ліквідація підприємства, через що дані могли не бути перенесені;
  • людський фактор: помилки в ПІБ, датах, номерах наказів або реквізитах документів.

З 2004 року основою для формування електронного стажу є персоніфікований облік страхових внесків, саме ці дані формують електронну трудову книжку.

Як діяти: покроковий алгоритм вирішення

Крок 1 - ретельна перевірка записів

Уважно порівняйте дані в паперовій трудовій книжці та в особистому кабінеті на порталі Пенсійного фонду: дати прийому і звільнення, найменування роботодавця, посаду, наявність періодів без нарахувань внесків. Часто розбіжності зумовлені технічною помилкою або опискою.

Крок 2 - звернення до роботодавця

Якщо підприємство діє, подайте письмову заяву з вимогою виправити звітність і надати уточнюючі відомості або подати уточнений розрахунок до Пенсійного фонду. Саме роботодавець відповідає за правильність поданої інформації.

Крок 3 - звернення до Пенсійного фонду

Через електронний кабінет або особисто у відділенні Пенсійного фонду можна подати звернення про уточнення даних. До звернення додайте скан-копії трудової книжки та інші підтверджувальні документи. Фонд проведе перевірку і внесе зміни за наявності підстав.

Крок 4 - якщо підприємство ліквідоване

У разі ліквідації роботодавця слід звернутися до державного архіву за довідкою про період роботи та подати її до Пенсійного фонду. Якщо архівні документи відсутні, факт праці можна встановити в судовому порядку.

Крок 5 - судове відновлення прав

Якщо адміністративні способи не дали результату, можливе звернення до суду з позовом про встановлення факту трудових відносин, зарахування стажу та зобов'язання внести зміни до реєстру. Судова практика показує, що за наявності належних доказів стаж можна відновити навіть через багато років.

При спорі підтвердженням стажу можуть слугувати: записи в паперовій трудовій книжці, довідки та інші документи від підприємства, архівні матеріали, витяги з реєстру Пенсійного фонду або судове рішення. До повного переходу на електронний формат юридичну силу мають обидва джерела - і паперова книжка, і електронний реєстр.

Помилки в електронній трудовій можуть вплинути на розмір пенсії, право на пільговий стаж, виплати по безробіттю, лікарняні та інші соціальні гарантії. Чим раніше виявити і виправити неточність, тим простіше це зробити. Рекомендується щорічно перевіряти свій електронний стаж у кабінеті Пенсійного фонду - це займає кілька хвилин і може вберегти від проблем у майбутньому.