Навіть незначний огріх кадровика, допущений багато років тому під час роботи з документами, може обернутися серйозними проблемами для найманого працівника в майбутньому. Відсутність апострофа, неправильна літера в прізвищі чи по батькові — усе це стає перешкодою під час призначення пенсійних виплат.
Оскільки трудова книжка залишається основним документом, що підтверджує стаж роботи людини до 1 січня 2004 року, будь-які неточності в ній потребують негайного вирішення. Розбираємося, що робити, якщо ваші дані внесені з помилкою, хто має право вносити зміни та як захистити своє право на заслужену пенсію.
Чому паперова трудова книжка досі важлива для українців
З 2004 року в Україні діє система загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, і стаж обчислюється на основі даних про сплату внесків до електронного Реєстру застрахованих осіб. Проте для підтвердження періодів роботи до цієї дати основним документом виступає саме паперова трудова книжка.
Як повідомляють фахівці Пенсійного фонду України, зазначені в трудовій книжці прізвище, ім’я та по батькові працівника повинні ідеально збігатися з даними його паспорта. Якщо система виявляє розбіжності під час оцифрування чи подачі документів на пенсію, такий стаж може бути не врахований, доки помилку не виправлять юридично правильно.
Хто повинен виправити помилку, якщо ім'я записали неправильно
Часто виникають ситуації, коли ім'я людини має варіативне написання, або ж кадровик просто помилився. Наприклад, один з українців звернувся до фахівців із такою проблемою:
«У трудовій книжці моє ім’я В’ячеслав написано без апострофа, а в паспорті — з апострофом. Хто і як має виправити цю помилку, щоб відомості з трудової було враховано до стажу?».
Відповідно до законодавства, сам працівник не має права робити жодних виправлень, закреслювань чи дописувань у своєму документі.
Читайте також: Трудова книжка в один клік: у Пенсійному фонді дали інструкцію, як оцифрувати свій стаж
Як пояснює Державна служба України з питань праці (Держпраці), процедура чітко регламентована Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (№58). Згідно з цим нормативним актом, зміну записів у трудових книжках, зокрема про прізвище, ім'я чи по батькові, виконує роботодавець за останнім місцем роботи працівника.
Для цього працівник має надати офіційні документи, що підтверджують правильне написання:
- паспорт громадянина України;
- свідоцтво про народження;
- свідоцтво про шлюб або розірвання шлюбу (у разі зміни прізвища);
- документ про зміну імені тощо.
Як саме виправляють неточності на титульному аркуші
Процес внесення змін є суворим і не терпить імпровізації. Представник відділу кадрів або керівник підприємства зобов'язаний діяти за чітким алгоритмом.
Зазначені зміни вносяться виключно на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Правильний механізм виглядає так:
- Записане з помилкою ім’я або прізвище обережно закреслюють однією суцільною рискою (так, щоб попередній текст можна було прочитати).
- Поруч або зверху розбірливо записують актуальні та правильні дані.
- На внутрішньому боці обкладинки обов'язково роблять посилання на відповідний документ (наприклад: «Ім'я Вячеслав виправлено на В'ячеслав на підставі паспорта серії ХХ №ХХХХХХ, виданого...»).
- Цей запис на обкладинці завіряється підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої особи (кадровика), а також печаткою підприємства або відділу кадрів (за наявності).
Що робити, якщо підприємство ліквідовано
Іноді виникає складніша ситуація: останнє місце роботи, де мали б виправити помилку, вже не існує (підприємство ліквідовано або реорганізовано). У таких випадках експерти з трудового права радять звертатися до правонаступника компанії. Якщо ж правонаступника немає, підтвердити приналежність трудової книжки конкретній особі та встановити факт належності документа можна в судовому порядку.
Щоб уникнути подібних неприємностей у передпенсійному віці, фахівці наполегливо рекомендують українцям заздалегідь перевіряти свої документи на наявність помилок та своєчасно передавати скан-копії трудових книжок на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду для їхнього завчасного оцифрування.