В Україні триває перехідний період оцифрування паперових трудових книжок, який має завершитися до 10 червня 2026 року. Це питання викликає чимало побоювань серед громадян, особливо щодо можливої втрати підтвердженого стажу у разі відсутності даних в електронному реєстрі.
У Пенсійному фонді України (ПФУ) надали роз'яснення стосовно того, наскільки обов'язковою є ця процедура та які реальні наслідки вона матиме для майбутніх пенсіонерів.
Головне занепокоєння українців щодо анулювання страхового стажу є безпідставним: відсутність електронної копії документа не призведе до втрати відпрацьованих років. Проте процедура оцифрування є вкрай рекомендованою як надійний спосіб збереження інформації. Паперові документи можуть бути втрачені, пошкоджені або залишитися на окупованих територіях, що значно ускладнить процес підтвердження трудового шляху в майбутньому.
Ключова мета цифровізації — зафіксувати дані про роботу в період до 1 січня 2004 року. Це критично важливо, оскільки інформація про трудову діяльність після цієї дати вже автоматично зберігається в Державному реєстрі застрахованих осіб на основі сплачених внесків. Для стажу, набутого після 2004 року, наявність оцифрованої книжки не є обов'язковою, проте для «доцифрового» періоду паперова книжка залишається основним доказом.
Хоча закон не передбачає санкцій за відмову від оцифрування, ігнорування цієї рекомендації може створити серйозні бюрократичні перешкоди під час виходу на пенсію. Без електронних даних Пенсійному фонду доведеться проводити додаткові перевірки, що затягне процес призначення виплат. У таких випадках від громадянина можуть вимагати архівні виписки, накази про призначення на посади або інші довідки, які з часом отримати дедалі складніше.
Читайте також: Електронна трудова книжка: як перевірити чи оцифрований ваш стаж не виходячи з дому
Процес внесення даних у систему формально покладено на роботодавців, проте фахівці радять працівникам виявити ініціативу та самостійно перевірити стан свого електронного кабінету на вебпорталі ПФУ. Оцифрування особливо актуальне для тих, хто часто змінює роботу, працює за кордоном або прагне мати постійний контроль над своїм страховим стажем. Подати скан-копії документів можна самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг Пенсійного фонду, використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Отже, станом на 2026 рік оцифрування трудової книжки залишається добровільним кроком, спрямованим на спрощення життя самого громадянина. Це не вимога для збереження стажу як такого, а інструмент безпеки, який гарантує, що жоден місяць роботи не буде втрачений через фізичне пошкодження або втрату паперового оригіналу.