До 2026 року в Україні триває перехід на електронні трудові книжки - усі дані про стаж уже мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб

Проте помилки та прогалини в записах - досить поширена проблема. Щоб не втратити жодного дня трудового стажу, важливо перевірити інформацію та вчасно внести виправлення.

Чому паперові трудові книжки відходять у минуле

Електронна трудова - це запис усієї вашої трудової історії в Реєстрі застрахованих осіб; після завершення перехідного періоду кадрові дії проводитимуться на підставі саме цих даних. Закон визначає п’ятирічний перехід - з 10.06.2021 до 10.06.2026, після чого паперові книжки втрачають юридичну силу в офіційних процедурах (їх можна лишити для архіву).

Дедлайни та перехідний період

До кінцевої дати працівники та роботодавці мають подати скановані підтвердження «паперових» періодів роботи, яких немає в електронному реєстрі. Чим раніше це зробити - тим швидше відбуватиметься призначення пенсій і менша ймовірність спірних ситуацій. Офіційні комунікації повторюють: часу небагато, тож процес краще не відкладати.

Як рахують стаж «до» і «після» 2004 року

Періоди після 2004 року зараховуються на підставі персоніфікованого обліку (ЄСВ), що вже міститься в реєстрі. «Історичні» періоди до 2004-го підтверджують сканами сторінок трудової книжки та іншими документами - саме для цього і потрібне оцифрування. Якщо сканів не подати, ризикуєте отримати затримку або неповний облік стажу під час призначення пенсії.

Хто подає документи до Пенсійного фонду

Подати скани може і працівник (через «Електронний кабінет застрахованої особи»), і роботодавець (через кабінет страхувальника). На практиці великі компанії централізовано збирають та завантажують комплекти файлів, але остаточна відповідальність за повноту власної історії - у працівника. ПФУ приймає електронні копії, засвідчені КЕП.

Як подати скани правильно

Нагадаємо: мета - підтвердити всі відсутні в реєстрі періоди.

Сканують титульну сторінку та всі записи про прийняття/переведення/звільнення, сторінки з печатками.

Додають накази, довідки, контракти - якщо записи нечіткі або відсутня печатка.

Файли завантажують у кабінет (працівника чи страхувальника), кожен документ підписують КЕП.

Усі скани мають бути читабельними; якщо книжка пошкоджена - добирають додаткові підтвердження.

«Працівникам і роботодавцям надано п’ять років для оцифрування трудових книжок - до 10 червня 2026 року. Після цього паперова версія стане непотрібною, але за бажанням працівник може її зберігати», - наголосили в ПФУ.

Як перевірити себе і виправити помилки

Перевірити, що вже є у реєстрі, можна в особистому кабінеті: там відображаються внесені періоди та статус обробки документів. Якщо виявили неточності - подаєте виправлені скани або додаткові документи ще раз; це стандартна процедура, що пришвидшує майбутнє призначення пенсії.

Що буде, якщо не оцифрувати вчасно

Паперова книжка не «анулює» ваш стаж автоматично, але без е-відображення доведеться доводити періоди роботи додатковими запитами й довідками, що сповільнює нарахування пенсії. Саме тому ПФУ і медіа наголошують: зволікання створює ризик затримок і неповного обліку.

Правова база та «правила гри»

Реформа запроваджена Законом №1217-IX, який перевів облік трудової діяльності в електронну форму та встановив п’ятирічний перехідний період; підзаконні акти КМУ адаптували кадрові процедури під новий режим. Саме ці документи задають рамку для ПФУ, роботодавців і працівників.

Оцифрування трудових книжок - не бюрократична «данина моді», а перехід на єдине джерело правди про вашу кар’єру. До 10 червня 2026 року варто закрити всі «білі плями» в стажі, підвантаживши скани туди, де їх чекає пенсійний реєстр. Це зменшить ризик помилок і прискорить майбутні виплати, а роботодавцям - уніфікує кадрові процеси в електронному середовищі.